Для автоматизации бизнес-процессов в сфере гостиничного бизнеса разработан программный продукт БИТ.Отель 8. В программе учтены все нормативно-правовые акты РФ, регулирующие предоставление услуг гостиниц. БИТ.Отель 8 реализован в двух версиях:
- ЛАЙТ – предназначается для мини отелей;
- ПРОФ – предназначен для больших гостиниц с расширенным функционалом.
После внедрения программы менеджер сможет заселять и выселять постояльцев одним нажатием клавиши. Гости смогут забронировать номер через интернет, через высоконадежные сервисы WuBook и TravelLine.
В программном обеспечении реализованы дополнительные опции – взаимодействие с электронными замками, повышение степени лояльности постояльцев, контроль над финансовыми потоками и другие.
Бронирование, размещение, выписка гостей одним нажатием кнопки
Подключение модуля онлайн Интернет-Бронирования
Взаимодействие с системой WuBook и TravelLine (Channel Manager)
Единая база с бухгалтерией (интеграция с 1С: Бухгалтерия 8)
Взаимодействие с электронными замками, системой АТС
Контроль движения денежных средств
Управление маркетингом и лояльностью гостей
Отчетность по всей деятельности гостиничного предприятия
БИТ.Отель 8 Лайт позволит решить весь спектр ключевых задач по управлению отелем:
- Построить единую систему управления гостиницей с разграничением прав доступа для администратора, бухгалтера и управляющего отеля.
- Обеспечить ведение управленческого, оперативного, складского, бухгалтерского и налогового учета в единой базе.
- Построить гибкую систему бронирования, включающую быстрый поиск номера, прямую отправку подтверждения брони на электронную почту клиента, автоматический расчет стоимости проживания, а также групповое бронирование и интернет-бронирование.
- Внедрить систему контроля над деятельностью всех служб отеля за счет сохранения истории работы со всеми документами.
- Автоматизировать систему взаиморасчетов с клиентами (наличные, банковские карты, безналичный способ оплаты).
- Обеспечить получение руководством отеля актуальных показателей деятельности отеля с различной детализацией, оперативных аналитических и статистических отчетов.
- Вести бухгалтерскую документацию в соответствии с требованиями российского законодательства за счет получения данных служб бронирования и размещения гостей.
Программный продукт защищен электронным ключом, что облегчает установку системы как на физические сервера, ПК, так и на виртуальные машины.
Бронирование и заселение
- Одним документом совершаются ключевые операции по обслуживанию клиентов: бронирование, размещение, переселение, продление проживания, выезд гостей и взаиморасчеты с клиентами.
- Наглядное отражение состояния номерного фонда в «шахматке» с помощью настройки цветов (бронь, заселен, выехал, ремонт, есть долг по проживанию).
- Подтверждение брони по электронной почте напрямую из программы.
- Взаимодействие программы с модулем интернет-бронирования.
- Оперативное снятие брони в случае ее неподтверждения.
- Быстрый подбор номера по классу, этажу, корпусу, статусу уборки номера.
- Гибкая система настроек раннего заезда и позднего выезда актуальных для гостиниц в России: по законодательству, вручную, почасовой расчет, расчет процентом.
- Бронирование не только номеров, но и других помещений (конференц-зал, процедурный кабинет, сауна, солярий и.т.п.).
Управление номерным фондом
- Ведение учета особенностей номерного фонда (корпуса, этажи, номера, места в номерах, описание характеристик номера).
- Отражение статуса ремонта номеров, составление расписания технологических перерывов помещений на «шахматке» (актуально для санаториев).
- Возможность отражать операции по уборке как номеров в целом, так и по местам (актуально для хостелов, санаториев, общежитий). Проведение как периодической уборки номеров и мест, так и уборки при выезде клиента.
- Оперативное отображение в «шахматке» актуальной информации о состоянии уборки номеров.
- Планирование работы горничных: формирование отчета по состоянию номерного фонда по этажам.
Система лояльности
- Быстрый поиск гостей отеля в базе системы по различным критериям: персональным данным, периоду проживания, номеру брони, дисконтной карте.
- Гибкая система скидок: дисконтные карты, индивидуальные разовые скидки и скидки на определенный период времени.
- Всплывающие подсказки администратора при наведении на бронь (телефон, комментарий, статус гостя, скидки, агент и т.д.).
- Система напоминаний по определенному номеру, гостю (например, разбудить, заказать такси, поздравить с днем рождения определенного числа и времени).
- Сохранение информации о предпочтениях и пожеланиях гостей.
- Определение статуса гостя и контрагента, ведение «черного», «VIP» и т.п. списков гостей.
Маркетинг
- Осуществление напрямую из программы электронных рассылок с информацией о специальных предложениях отеля, поздравлениями с праздниками и.т.п.
- Анализ информации по каждому гостю и контрагенту отеля.
Учет иностранных и российских граждан
- Регистрация иностранных граждан в журнале регистрации.
- Электронная отправка уведомлений в УФМС (выгрузка данных в АСУ «Курьер», «Сфера»).
- Выгрузка в УФМС по гражданам РФ.
Взаиморасчеты
- Различные формы оплаты: наличный, безналичный расчет, эквайринг (по банковским картам).
- Автоматический расчет стоимости проживания и дополнительных услуг.
- Гибкая система тарификации, возможность установки цен на разные сезоны.
- Учет подселения других гостей в этот же номер при совместной или раздельной оплате счетов.
- Формирование всей необходимой документации для проведения взаиморасчетов (счета, счета-фактуры, акты на оказание услуг).
- Начисление и выплата агентских вознаграждений.
- Отображение задолженностей по оплате услуг и проживанию гостей.
- Проведение взаиморасчетов для клиентов, не проживающих в отеле, но пользующихся его услугами (оплата банкетов, аренда конференц-залов).
Ценообразование
- Формирование тарифной сетки с выводом прейскуранта стоимости путевок (актуально для санаториев).
- Установка цен в зависимости от сезона.
- Установка процента вознаграждения для туристических агентств, а также скидок для других юридических лиц.
Бухгалтерия
Программа «БИТ.Отель 8» полностью интегрирована в типовую конфигурацию «1С:Бухгалтерия 8» и имеет с ней единую информационную базу, что исключает какие-либо выгрузки и двойной ввод данных.
- Автоматическое формирование бухгалтерских документов на основании данных служб бронирования и размещения гостей.
- Совершение банковских операций: система предоплаты, взаиморасчеты с контрагентами, платежные документы, банк-клиент.
- Расчет заработной платы работников (средствами типового функционала 1С:Бухгалтерия 8).
Отчеты
- Формирование аналитических отчетов: аналитика по гостям и клиентам (проживание в гостинице, статус гостей на дату, история гостя, расписание процедур клиента и.т.п), аналитика по номерному фонду (размещение за день, анализ брони, технологические перерывы, загрузка номерного фонда и т.п.).
- Составление универсальных отчетов по произвольным источникам данных.
- Формирование финансовых отчетов для анализа как планируемых, так и фактических доходов отеля с детализацией по периодам, классам и номерам проживания.
- Наличие регламентированных форм отчетности.
Контроль над персоналом
- Сохранение всей истории работы с документами бронирования, размещения (когда был изменен документ, кем, что именно изменилось в документе).
- Отчет по журналу изменений в документах бронирования.
Подробнее