Оптимизировать работу бухгалтерии без снижения качества получаемых услуг – сегодня это стало реальностью. Методы экономии, рассмотренные в статье, помогут эффективнее организовать работу бухгалтерского отдела, как руководителю кампании, так и самим бухгалтерам.
Что включают в себя затраты на бухгалтерию?
Для начала нужно посчитать, сколько составляют затраты на бухгалтерский учет в течение определенного времени – квартала, года и т.д. В перечень расходов входит:
- заработная плата бухгалтеров и отчисления в социальные фонды;
- цена курсов за повышение квалификации работников;
- пени и штрафы при ошибках сотрудника;
- содержание рабочего места – оргтехника, оплата услуг связи и интернета;
- канцелярские принадлежности;
- содержание архива для хранения документации;
- справочные материалы;
- бухгалтерское программное обеспечение – покупка лицензии, обновление, техподдержка.
Уже на этапе подсчета расходов можно определить наиболее затратные статьи расходов. Например, с одной стороны ежемесячно на покупку канцтоваров уходит небольшая сумма, но если умножить ее на 12 месяцев, то получается довольно-таки значимая статья расходов.
После выявления особо значимых расходов можно искать пути их оптимизации. Мы предлагаем 10 высокоэффективных способов, при внедрении которых предприятие ощутит существенную экономию. Чтобы каждая конкретная компания смогла подобрать для себя оптимальный вариант, мы разделили их на 3 категории:
- мягкий – требует больших финансовых вложений, но не ведет к глобальным переменам в работе;
- средний – потребуется приложить некоторые усилия для перестройки работы отдела бухучета;
- жесткий – кардинальное изменение работы бухгалтерии на предприятии.
Мягкие способы оптимизации
Среди мягких способов перестройки работы можно выделить 5 подкатегорий.
Повышение квалификации и усиленный контроль над сотрудниками
Если рассматривать данный способ в психологическом аспекте, то он покажется многим весьма неприятным. В то же время он является очень эффективным. Внедрив жесткий контроль можно избавиться от пеней и штрафов от контролирующих органов, уменьшить количество просрочек платежей и минимизировать иные негативные последствия низкого уровня квалификации персонала.
Человеческий фактор сильно влияет на взаимодействие между руководством и работниками. Жалость к личным проблемам каждого отдельного человека и низкому уровню квалификации обходится дорого работодателю. Например, бухгалтер может даже не задумываться, что применяемая в компании система налогообложения является не самой эффективной. Переход на другой налоговый режим помог бы сэкономить несколько сотен тысяч рублей для предприятия. Но, из-за банального непрофессионализма, организация платит повышенные налоги.
Мы рекомендуем провести переаттестацию всего отдела бухгалтерии и прописать в должностных инструкциях персональную ответственность каждого работника за ведение бухгалтерского и налогового учета. Для контроля над качеством можно привлекать ежегодно аудиторскую фирму, которая после проведения проверки даст полный отчет об эффективности работы команды бухгалтеров.
Внедрение облачного ПО
Обслуживание бухгалтерского ПО обходится предприятию в огромные суммы. Затраты на содержание программного продукта включают:
- покупка лицензии;
- приобретение сервера для установки базы;
- оплата услуг системного администратора;
- обновление программы и т.д.
Внедрение облачного сервиса 1С позволит минимизировать расходы по данной статье на 70%. Некоторые компании ошибочно считают, что хранить конфиденциальную информацию о деятельности фирмы в облаке не безопасно. На самом деле это не так.
Крупные мировые компании уже давно перешли на облачные сервисы. Все данные передаются в зашифрованном виде, без доступа к информации со стороны третьих лиц. За хранение сведений отвечают мощные сервера, которые не может себе позволить установить обычная фирма.
Еще один плюс облачного сервиса – мобильность. Получить доступ к базе данных можно с любого гаджета. Получателю услуги предоставляется круглосуточная техническая поддержка. Есть возможность разграничения прав доступа для каждого пользователя.
Вы еще сомневаетесь? Получите двухнедельный бесплатный доступ, и ощутите все преимущества облачной 1С на практике.
Экономия на дополнительном программном обеспечении
Законодательство в сфере бухгалтерского учета непрерывно изменяется, и отслеживать такие изменения очень важно для компании. Каждая поправка может позволить сэкономить деньги или получить дополнительные выплаты из бюджета.
Но тут существует одна маленькая проблема – все изменения публикуются в специальных справочниках и профильных журналах, которые предоставляют доступ к информации только за отдельную плату.
Как сэкономить на дополнительном ПО? Все ведомства имеют собственные официальные веб-ресурсы в сети, где они размещают сведения о поправках в законодательстве. Если один раз найти все необходимые источники и добавить их в закладки, то можно будет на протяжении многих лет получать актуальные сведения без дополнительных затрат.
Оптимизация рабочего времени
В течение рабочего дня бухгалтер занимается не только своими непосредственными обязанностями, но и решает другие задачи – изучает 1С, помогает с адаптацией новым специалистам, ходит на планерки, исправляет ранее допущенные ошибки и т.д.
Если внимательно проанализировать все «лишние» функции и освободить от них специалиста, то можно существенно повысить эффективность его работы. Работник будет уделять все время только своим непосредственным обязанностям, это позволит уменьшить количество ошибок, допущенных из-за спешки и вечного аврала. Начнут сокращаться штрафы за нарушения в учете.
Оптимизация налогообложения
Бухгалтер может не обладать достаточным уровнем знаний и квалификацией для внедрения новых норм законодательства в повседневные расходы фирмы. Поэтому для руководителя важно четко сформулировать задачу по снижению налоговых и других платежей. Можно самостоятельно изучить новые способы экономии.
В снижении затрат на налоги в первую очередь заинтересован именно руководитель компании, и только потом работник бухгалтерии. Обратитесь за консультацией к сторонней компании, которая сможет провести анализ и предложить пути оптимизации. Сегодня в сфере бухгалтерских услуг много компаний, оказывающих услуги подобного рода.
Средние способы
В данную категорию включены способы оптимизации, требующие определенных финансовых вложений, которые непременно окупятся и принесут существенную экономию компании.
Переход на электронный документооборот
Внедрение электронного документооборота позволит не только сэкономить на приобретении бумаги для офисной техники и краске в принтере. Используя функционал удаленных сервисов можно:
- сдавать отчетность парой кликов мышкой;
- направлять документацию в банк, контрагентам или сотрудникам;
- вести переписку с контролирующими органами не покидая рабочего места;
- автоматически формировать документы и т.д.
1С:Отчетность, 1С:Сверка, 1С:ДиректБанк – вот далеко не полный перечень программ, позволяющих организовать максимально эффективный документооборот на любом предприятии.
Привлечение к работе аутсорсинговых компаний
Делегирование полномочий по ведению бухучета сторонним фирмам позволит отказаться от содержания штатных работников. Сотрудники аутсорсинговых агентств полностью отвечают за ведение учета и сдачу отчетности. А так как сторонняя фирма печется о своей репутации, то они нанимают только квалифицированный персонал, и скрупулезно следят за изменениями в законе.
В штате можно оставить главбуха, который будет контролировать работу удаленных сотрудников. Внешние работники будут выполнять всю рутинную работу.
Внедрение «второго пилота»
Малый и средний бизнес зачастую не нуждается в большом штате бухгалтеров. Им достаточно иметь одного «приходящего» бухгалтера.
Если вы не можете передать бухгалтерию на аутсорсинг полностью, займитесь ведением бухучета самостоятельно. При этом заключите договор с удаленным бухгалтером, который будет периодически приходить, и контролировать процесс ведения бухучета, а также давать практические рекомендации.
Жесткие способы
Если расходы на содержание штата бухгалтеров значительно выше, чем эффективность их работы, то необходимо провести кардинальную перестройку работы бухгалтерии.
Реорганизация отдела бухгалтерии
Если полное сокращение персонала не планируется, то можно реорганизовать отдел, отправив всех сотрудников на удаленную работу. Персонал будет трудиться из дома, что позволит сократить расходы на аренду офисных площадей и организацию рабочих мест.
С помощью облачной 1С можно настроить рабочее место бухгалтера на любом устройстве – ПК, ноутбуке, планшете и т.д.
Такой перевод повлечет дополнительные затраты на обеспечение бухгалтеров средствами связи, оплату интернета и т.д. Но, как показывает практика, общие затраты компании существенно снижаются.
Если работники не согласны с новой политикой компании, можно полностью уволить всех бухгалтеров, и набрать новый персонал с условием удаленной работы и меньшей заработной платой.
Полный переход на аутсорсинг
При переводе на аутсорсинг, предприятие платит только за оказанные услуги. У такого варианта ведения бухучету существуют некоторые недостатки. Но если ответственно подойти к выбору компании-исполнителя, найти фирму с хорошими рекомендациями, то никаких проблем не возникнет.
При выборе аутсорсинговой фирмы обратите внимание на ряд параметров:
- опыт работы сотрудников – в штате должны быть опытные бухгалтера с высшим профильным образованием и стажем более 1 года;
- время работы самой компании – фирма должна оказывать услуги длительное время и иметь хорошие отзывы и рекомендации;
- гарантии качества – компания-аутсорсер – это не просто исполнитель, это компаньон, который также должен быть заинтересован в процветании вашего предприятия. Они должны отвечать за качество предоставляемых услуг, не допускать ошибок и начислений штрафов.
В современных реалиях такой способ экономии может стать единственным верным решением для бизнеса.
