Слово документооборот ассоциируется у большинства людей с многочисленными бумагами, скоросшивателями и шкафами, заполненными папками. Но, в последние годы документы по большей части оформляются, передаются и хранятся в электронном формате.
Как работает электронный документооборот
Бланки, заполненные от руки, практически исчезли из оборота. На сегодняшний день все документы оформляются в электронном виде – создаются в специальных компьютерных программах, распечатываются на принтере и только после этого отправляются получателю.
Иногда для передачи документов используется сканирование. Но такой способ отправки бумаг не является электронным документооборотом (ЭДО), так как для передачи документа требуется его распечатка на бумаге, а затем сканирование. Все эти процессы затрачивают дополнительное время. К тому же такой документ не является юридически значимым.
Специалисты, сталкивающиеся с такой проблемой, задаются вопросом, почему они не могут просто отправить по e-mailтекстовый документ, не затрачивая время на распечатку и прочие действия. Причиной такой невозможности являются две проблемы:
- достоверность документа;
- отсутствие юридической силы.
Обе эти проблемы решаемы. Первая путем проставления электронной подписи на бланке, а вторая – за счет работы специализированного оператора.
Что такое ЭДО
ЭДО представляет собой файл, сформированный в определенном формате (.doc, .pdf и другие), и содержащий определенные сведения, начиная от ценовых предложений и заканчивая информации о получателе файла.
Основным критерием передачи таких данных является возможность получателя прочесть информацию, содержащуюся в файле, а также распечатать ее, при необходимости. Это становится возможным при помощи специального программного обеспечения.
Для подтверждения достоверности файла и содержащейся в нем информации создана электронная подпись. Она представляет собой зашифрованную информацию и делится на три уровня:
- простая – позволяет определить только отправителя документа. Чаще всего используется для передачи файлов между специалистами одной компании, так как при отправке файлов в другую организацию простая подпись не гарантирует сохранность документа в первоначальном виде;
- усиленная неквалифицированная – создается с использованием специализированной программы и гарантирует сохранность изначального вида документа при передаче между различными организациями. Недостатком такой подписи является отсутствие у нее юридической силы. Решить эту проблему можно путем заключения договора между компаниями;
- усиленная квалифицированная – имеет тот же принцип работы, что и неквалифицированная подпись. Но надежность квалифицированной подписи подтверждается специальным сертификатом, выданным удостоверяющим центром. Полномочия удостоверяющего центра подтверждаются Министерством связи, поэтому документ, подписанный такой подписью, имеет такую же юридическую силу, что и бумажный аналог, подписанный собственноручно руководителем компании.
Как внедрить ЭДО на предприятие
Чтобы внедрить электронную передачу документов на предприятия для взаимодействия с другими контрагентами, в первую очередь необходимо обсудить возможность перехода на ЭДО с другими организациями. Если все компании сочтут необходимым внедрить ЭДО, то потребуется:
- проанализировать документооборот, существующий на предприятии. На данном этапе важно выявить возможные ошибки, чтобы не переносить их в электронное взаимодействие;
- выявить разделы, которые необходимо автоматизировать;
- разработать регламенты, которые будут регулировать электронное взаимодействие;
- заказать и получить электронную подпись;
- выбрать оператора, через которого будет осуществляться передача информации.
При переходе к электронному взаимодействию следует учитывать, что быстро отцифровать систему не получится. К тому же следует учитывать, что возможно не все контрагенты будут готовы перейти на электронный обмен информацией.
Покупка электронной подписи
Для передачи информации между организациями может использоваться неквалифицированная подпись. Но, это может вызвать некоторые трудности в дальнейшем. В первую очередь необходимо согласовать с каждым контрагентом возможность использования неквалифицированной подписи. При этом следует учитывать, что документы, подписанные неквалифицированной подписью, не имеют юридической силы при судебных разбирательствах.
Поэтому, для безопасности собственного бизнеса необходимо сразу приобрести квалифицированную электронную подпись в удостоверяющем центре. Список центров, уполномоченных на выдачу подписей, находится в открытом доступе на сайте Министерства связи.
Как выбрать оператора
Подписанные электронной подписью документы можно отправлять и по электронной почте. При этом существует риск утечки информации и попадания сведений к конкурентам или злоумышленникам. Для безопасного взаимодействия между организациями следует пересылать данные только через специализированных операторов ЭДО.
Там более, бланки отчетности, передаваемой в ФНС, запрещено направлять по электронной почте. Поэтому заключить договор с оператором ЭДО придется в любом случае.
Сегодня на рынке услуг есть большое количество компаний, оказывающих услуги по передачи информации. При выборе оператора ЭДО следует обратить внимание на ряд критериев:
- тарифный план;
- возможность бесплатного пробного периода;
- квалификация специалистов;
- возможность интеграции с бухгалтерскими программами;
- наличие мобильных приложений;
- возможность взаимодействия с другими операторами ЭДО.
Основным критерием при этом является именно возможность обмена данными между операторами ЭДО, в случае если компании-контрагенты взаимодействуют с другим оператором.
Преимущества перехода на ЭДО
Переход на электронную передачу информации обладает следующими преимуществами:
- уменьшение финансовых издержек;
- экономия времени на оформление и передачу документов;
- круглосуточный доступ к документам из любой точки мира;
- унификация файлов;
- защита информации при помощи шифрования;
- усиление контроля – руководитель может проверять исполнение всех документов в режиме реального времени.
Нюансы в работе
Помимо очевидных преимуществ, переход на ЭДО имеет ряд незначительных недостатков. Внедрение электронного документооборота на начальном этапе требует больших финансовых затрат, которые окупятся за счет уменьшения расходов на организацию бумажного документооборота.
Не менее важным моментом является адаптация сотрудников к новой системе обмена информацией. Для некоторых специалистов отказ от привычного бумажного взаимодействия может оказаться стрессом. Проблему можно решить путем обучения сотрудников, а также организации системы поощрения. Например, специалистам за переход на новый режим работы можно выписать премию.
Также следует помнить, что существует риск удаления данных из-за вредоносного ПО или системного сбоя. Для устранения подобных рисков необходимо создавать резервную копию документов.
Как наладить документооборот
После перехода на ЭДО не только сокращаются расходы, но и значительно снижается риск утечки конфиденциальных сведений, а упрощение взаимодействия между компаниями делает работу в целом более эффективной.
Но следует помнить, что процесс перехода на ЭДО длительный и трудоемкий. Сначала нужно разработать новые регламенты, выявить недочеты в прежней системе взаимодействия и т.д.
Чтобы сэкономить время и силы, можно обратиться в специализированную фирму и приобрести готовую систему.
Переход на ЭДО позволит компании сэкономить средства и время сотрудников. Такая оптимизация особенно актуальна для крупного и среднего бизнеса.