Главная О нас Статьи Как вести учет товаров в рознице

Как вести учет товаров в рознице

img

Открывая магазин, владелец принимает решение о способе ведения учета товаров. Это один из ключевых вопросов, так как от него зависит доходность всего предприятия. Если бизнесмен примет неверное решение, это приведет к повышению расходов, убыткам, а в самом худшем случае к банкротству.

Если не вести четкий товарооборот в магазине, то предприниматель не сможет установить контроль над денежными потоками, отслеживать остатки продукции на складе и в торговом павильоне. Без точных данных нельзя оценить текущее положение дел. Возникает путаница в товарах и ценах. Недобросовестные продавцы могут воспользоваться отсутствием учета и украсть товар, из-за чего предприятие понесет еще большие убытки.

Открывая свой бизнес в сфере торговли, руководитель сам решает, как вести учет: вручную или с помощью программного обеспечения. В первом случае на помощь приходят тетрадки, книги учета и Excel таблицы. Это дешево и наиболее доступно. Но такой способ учета очень далек от совершенства.

Современное программное обеспечение позволяет автоматизировать все бизнес процессы торгового предприятия. Это более точный способ ведения учета. К тому же он значительно сокращает бумажный документооборот и экономит время на заполнении различных регистров вручную.

Каждый предприниматель должен сам для себя решить, какой способ учета для него предпочтительнее – ручной или автоматизированный. При выборе он должен руководствоваться особенностями, потребностями и возможностями своего предприятия.

Виды учета товара в торговом предприятии

Существует несколько видов учета, взаимосвязанных между собой. Их применяют для достижения различных целей и получения сведений о каждой номенклатурной позиции: поступление, остатки на складе, объем продаж, брак, торговая наценка и другие сведения.

Виды учета товаров:

  • оперативный – позволяет проанализировать работу магазина за определенный период времени: день, неделю, месяц. С его помощью можно посмотреть остатки продукции, докупить недостающий товар, посмотреть текущий финансовый баланс и прибыль;
  • бухгалтерский – один из ключевых способов получения информации о деятельности магазина. Он отражает рентабельность продаж, прибыль, фактические расходы и другие данные, позволяющие избежать финансовых потерь. На небольшом торговом предприятии руководитель может вести бухучет самостоятельно или подключить к кассе онлайн-бухгалтерию. Программа будет автономно собирать информацию о реализации товаров, формировать отчетность и отправлять в налоговую инспекцию;
  • статистический – предназначен для анализа деятельности торгового предприятия за длительный период времени: квартал, полгода, год. С его помощью можно спрогнозировать прибыли или убытки, которые с высокой вероятностью магазин получит в будущем;
  • складской – позволяет получить информацию о материальных ценностях, хранящихся на складе. Он помогает контролировать остатки, отслеживать сроки хранения товаров, своевременно заказывать недостающий или заканчивающийся товар у поставщиков, просматривать информацию о наиболее ликвидных позициях.

Товарный учет бывает суммовой и количественный. Первый предназначен для контроля над движением денежных средств. Вести его можно в тетрадке или таблице Excel. Для этого в один столбец вносят информацию о расходах, а во второй – о поступлении денег. Полученную прибыль рассчитывают путем вычитания расходов из доходов. Такой способ подойдет для маленького магазинчика с небольшой номенклатурой товаров. У суммового учета есть существенный недостаток – он дает только общее представление о полученной прибыли или убытке, без показателя товара, который привел к такому результату. Также нельзя данным способом учесть сезонные колебания спроса на различные группы товаров.

Более подробную информацию позволяет получить аналитический способ учета. Его выбирают предприниматели, которые хотят не только получить информацию о выручке магазина, но и проанализировать эффективность реализации тех или иных групп товара. При ведении аналитического учета предприниматель видит, какой товар показывает самую высокую маржинальность, а какой – совсем плохо продается. Предприниматель может анализировать продажи не только в разрезе товарных позиций, но и по каждому конкретному продавцу или магазину. Такой учет более сложный, так как он объединяет в себя множество факторов, и вести его в ручном режиме очень трудно. На помощь предпринимателю приходит специальное программное обеспечение, позволяющее автоматизировать учет в торговле.

Далее мы более подробно рассмотрим способы суммового и аналитического учета. Каждый из видов предоставляет необходимую информацию о торговых операциях и позволяет собственнику бизнеса принимать оперативные решения, направленные на минимизацию ошибок в ведении бизнеса.

Какие операции отражают в учете торгового предприятия

В розничной торговле реализуют весовой или штучный товар. Весь учет строится поэтапно. Выделяют 4 основных вида операций, которые фиксируют различные факты хозяйственной деятельности.

Поступление товара

Каждый приход материальных ценностей сопровождается накладной, в которой указывают информацию о поставщике, стоимость, сумму НДС, сведения о самом товаре. Большинство розничных магазинов учитывают товар по отпускным ценам. Поступившие товарные позиции приходуют, а затем делают торговую наценку. Информацию о поступлении товара фиксируют в тетрадке или вносят в базу данных.

При этом крайне важно правильно рассчитать торговую наценку. В противном случае магазин рискует продавать товар в убыток. Наценка рассчитывается исходя из себестоимости товара, а не из закупочной цены. Но многие предприниматели путают эти два понятия.

Себестоимость  - более широкое понятие, включающее в себя не только закупочную цену, но и сопутствующие расходы на реализацию. Предприниматель должен наценить столько, чтобы покрыть все накладные расходы.

Перемещение товара

При поступлении не всегда товар попадает сразу же на полки магазина. В большинстве случаев его выгружают на склад для временного хранения. На данном этапе начинается складской учет, при котором фиксируют всю информацию о материальных ценностях, находящихся на складе.

При ведении учета вручную кладовщик записывает сведение о цене, количестве и ассортименте поступившего товара в книгу складского учета. При автоматизированном учете – вносит сведения в базу данных.

Реализация и возврат от покупателя

Выбытие продукции фиксируют в момент продажи, списания из-за порчи, кражи, просрочке. При реализации покупателю выдают кассовый или товарный чек. Ежедневно кассир считает выручку и оформляет кассовый отчет. Этот отчет передают в бухгалтерию с целью отражения полученной выручки в учете.

Остатки товара

В конце рабочего дня необходимо подсчитать и записать остатки по каждой номенклатуре продукции. Периодически в магазине проводят инвентаризацию, которая позволяет сравнить данные бухгалтерского учета с фактическим количеством продукции в магазине. При ручном способе ведения учета инвентаризация занимает много времени. При этом высока вероятность ошибок. По результатам инвентаризации излишки приходуют обратно на склад, недостачу взыскивают с виновных лиц или списывают в убыток. При этом составляют специальные акты.

Каждый шаг в учете должен сопровождаться соответствующими документами: накладные, приходные кассовые ордера, чеки, расходные ведомости и другие. Документарное подтверждение необходимо для составления бухгалтерской отчетности, а также для налоговых проверок.

Как вести учет

Рассмотрим подробно все три способа ведения учета движения материальных ценностей в розничной торговле: вручную, в Excel и с помощью специального программного обеспечения.

При учете вручную вся информация о товарах вносится в специальную тетрадь или журнал. Это самый примитивный вид суммового учета. Он требует огромное количество времени и сил. Современные бизнесмены крайне редко выбирают этот неудобный и трудозатратный метод. Если все же предприниматель решает вести учет именно этим способом, то он заводит книгу приходов и расходов, в которую записывает все данные. При поступлении товара приходится на калькуляторе рассчитывать торговую наценку и фиксировать цену реализации. Ежедневно нужно вписывать информацию о полученной выручке, а полученная разница между приходом и реализацией – складской остаток. Полученный результат регулярно сверяют с фактическим наличием товара и выявляют недостачи или излишки.

Преимуществом данного способа является отсутствие необходимости покупать компьютер и нести другие расходы, кроме затрат на канцелярские товары. Теперь о минусах:

  • метод ведения учета вручную не подойдет магазинам с большим ассортиментом товаров;
  • если работник не своевременно внес информацию в журнал или ошибся, то возникает путаница, и выяснить причину ошибки довольно сложно;
  • проведение инвентаризации занимает много времени;
  • нельзя быстро сформировать аналитику по каждой товарной позиции;
  • сложно отследить факт хищения товара продавцом или покупателем.

Учет в таблице Excel упрощает учет и позволяет даже вести аналитический учет товаров. Но данные по-прежнему необходимо вносить вручную, что повышает вероятность ошибки.

Аналитический учет чаще формируют помесячно в разрезе наименований, количества и стоимости товара. С его помощью можно определить маржинальность каждого продукта и вычислить прибыль от каждой товарной позиции. К преимуществам данного метода относят возможность быстро внести корректировку в таблицу, а также пересылку готовых регистров по электронной почте. Чтобы посмотреть остатки не нужно высчитывать их на калькуляторе, достаточно просто открыть таблицу. Но у данного способа есть и недостатки:

  • данные легко могут удалиться с компьютера;
  • каждая ошибка тянет за собой другие ошибки, что приводит к недостоверной информации о товаре;
  • с документом нельзя интегрировать кассу или другое оборудование;
  • для полноценного учета товаров нужно скачивать платные шаблоны.

Автоматизированный учет – наиболее современный способ фиксации товаров. Сегодня на рынке представлено много программных продуктов, позволяющих организовать полноценный учет в торговом предприятии. Одно из самых популярных решений – 1С. Автоматизация существенно упрощает учет фактического наличия товаров на складах, позволяет быстро проводить инвентаризацию, контролировать поступление и перемещение товара между складом и магазином, контролировать работу продавцов, составлять долгосрочные планы развития предприятия. Вероятность ошибок при внедрении автоматизированного учета минимальна. Выбрав одну программу, бизнесмен автоматизирует одновременно все процессы в магазине.

Недостаток данного способа – дополнительные затраты на покупку программного обеспечения и оргтехники. Хотя и здесь можно сэкономить, подключив аренду облачного сервиса.

Популярные решения для автоматизации розничной торговли

Рассмотрим самые востребованные решения по автоматизации розничного торгового предприятия.

1С:Управление торговлей

Данное решение подходит торговым предприятиям со сложным складским учетом, так как 1С:УТ имеет широкие функциональные возможности отражения складских операций. Также она подходит средним и крупным предприятиям, использующим в учете программу 1С:Розница. В программном продукте реализован большой блок по формированию цен. С ее помощью можно определять скидки на товары, устанавливать ценовой порог по минимальному значению. В программе можно формировать детальные отчеты.

1С:Розница

Программа предназначена для средних и крупных торговых предприятий в рознице. На базе 1С:Розница реализованы специфичные решения для конкретных направлений торговли: автозапчасти, медикаменты, одежда, строительные материалы. Программа легко интегрируется с любыми видами торгового оборудования: сканерами, кассами, принтерами этикеток.

Чтобы автоматизировать учет в вашем торговом предприятии с помощью облачных решений, позвоните нам. ООО Лайв Технологии предлагает аренду сервера от 665 рублей в месяц. Вы можете оценить все преимущества программы в течение тестового периода бесплатно. 



< Назад к списку