Электронный документооборот в кадрах

Не только бухгалтерский, но и кадровый учет можно перевести в электронную форму. Правда, часть документации все же придется оформлять на бумаге. К таким документам относятся трудовые договора с работниками, заявление о прекращении трудовых отношений и другие.

В каком состоянии ЭДО находится сейчас

Электронные документы уже сейчас доступны для любого предприятия. Сотрудники используют электронные накладные, счета, требования от проверяющих органов, отчетность и прочее. ЭДО существенно экономит время на передачу информации и снижает затраты на пересылку бумажных бланков.

В кадровых подразделениях тоже стали внедрять цифровые форматы документов. Уже несколько лет используют электронные больничные листки, трудовые книжки.

В апреле 2020 года Роструд выступил с инициативой по организации электронного документооборота между кадровыми службами и сотрудниками предприятия. Пока что данная норма вводится в формате эксперимента, но законопроект уже поступил в Госдуму на рассмотрение.

Предприниматели могут не дожидаться окончательного решения от парламентариев, а уже сегодня внедрить ЭДО на свое предприятие. Для этого необходимо прописать порядок взаимодействия внутренним нормативным актом и получить ключ ЭЦП.

Виды ЭЦП

Для электронного обмена документами сотрудникам потребуется специальный ключ. Цифровая подпись бывает трех видов:

• простая (ПЭП);
• усиленная неквалифицированная (НЭП);
• усиленная квалифицированная (КЭП).

Каким ключом воспользоваться для подписания документа зависит от его типа. Например, график отпусков сотрудников, созданный в таблице Excel, подписывается простой ЭЦП. Для получения доступа к локальным документам предприятия специалисту потребуется неквалифицированная усиленная подпись. Если же требуется совершить юридически значимую операцию, например, подписать приказ о приеме на работу, то используется квалифицированная ЭЦП.

Цифровые подписи используют при работе со следующими документами:

• приказы на отпуск сотрудника, направление в командировку, создание табеля учета рабочего времени – эти бланки можно подписать любой подписью;
• правила внутреннего трудового распорядки и другие локальные акты – НЭП или КЭП;
• трудовые договора, изменения и дополнительные соглашения к договору – только КЭП.

Неквалифицированную и простую подписи выпускают в момент приема сотрудника на работу. Сделать это может работодатель самостоятельно, с помощью специальной программы, которую следует купить дополнительно.

Квалифицированная подпись выдается уполномоченным органом, имеющим аккредитацию Минкомсвязи.

Какие документы оформить при переходе на ЭДО

Чтобы электронный документооборот работал на предприятии законно, необходимо утвердить порядок взаимодействия внутренним нормативным актом. Для этого в первую очередь следует разработать положение о ведении кадровых документов в цифровом формате. В положение следует перечислить те документы, которые будут оформляться в электронном виде и подписываться ЭЦП. Также следует указать порядок ознакомления работников с такими документами.

После утверждения положения следует разработать форму соглашения с сотрудниками по использованию цифровой подписи. В документе прописывается, кто имеет право использовать ЭЦП, какие документы он вправе подписывать, какова мера ответственности за ненадлежащее хранение и использование цифрового ключа.

Порядок перехода на ЭДО

Переход на электронное ведение документов должен происходить поэтапно. Для удобства процесса следует разделить документацию на группы, по процессам, которые они отражают:

• прием сотрудников – все документы, связанные с трудоустройством работника лучше пока вести в бумажном и электронном виде. Подписывать документы данной категории можно только КЭП. При ознакомлении нового сотрудника с локальными актами фирмы специалист должен поставить подпись. При ЭДО он может подписать бланк ознакомление неквалифицированной подписью;
• ежегодные отпуска – графики ежегодного ухода в отпуск, приказы о предоставлении отпуска и заявления можно удостоверятьПЭП. Но уведомление о начале отпуска, вручаемое сотруднику под роспись, следует подписать усиленной подписью;
• командировки – все документы, подтверждающие факт направления сотрудника в командировку, а также авансовые отчеты, можно подписывать простой ЭЦП;
• кадровые переводы – любые документы, изменяющие условия работыспециалиста, будь то перевод, дополнение к трудовому соглашению и так далее, лучше оформлять на бумаге, а затем дублировать в электронном формате. Подписываются документы КЭП;
• прекращение трудовых отношений – документы этой категории оформляются на бумаге и в электронном виде. В случае любой проверки, инспектор запросит документы об увольнении сотрудника. Поэтому документацию следует хранить на бумаге.

Чтобы подытожить все вышесказанное, объединим информацию о кадровом документообороте в электронном формате в одной таблице.

Если вы решили автоматизировать документооборот и внедрить на предприятие ЭДО, позвоните нам. Мы предложим лучшее решение и поможем перейти на электронный документооборот в кратчайшие сроки. Такой переход снизит количество ошибок в документах, упростит и ускорит работу.

Стоимость подключения и использования сервиса «1С:ЭДО» от компании Лайв Технологии составляет от 3 000 рублей в год.