Эпидемия COVID-19 внесла существенные коррективы в работу многих предприятий и сотрудников. Не обошли изменения стороной и бухгалтеров. Специалисты обанкротившихся компаний перешли на удаленную работу. Многие собственники «выжившего» бизнеса, в целях экономии фонда оплаты труда, отказались от услуг штатного бухгалтера, и перешли на аутсорсинг.
От перехода на аутсорсинг выигрывают обе стороны – бухгалтер получает больший заработок, за счет работы одновременно с несколькими фирмами, компания получает полноценный бухучет за небольшую плату.
Но, в данной схеме существует один нюанс, а именно, ведение нескольких клиентов в одной базе данных. Именно так поступают удаленные бухгалтеры. Для этого у них есть ряд причин:
- компания-заказчик не имеет собственной базы 1С;
- специалист работает на ПК с небольшой мощностью, которой не хватает для одновременной установки нескольких баз;
- бухгалтер не хочет уходить от привычной 1С на другое ПО.
Предприятия, передав ведение бухгалтерии на аутсорсинг, перестают заботиться об обновлении программы. Техническая сторона обслуживания 1С полностью переходит к бухгалтеру, который не хочет расходовать технические и материальные средства, поэтому бухгалтерия всех компаний ведется в одной базе данных.
Когда можно вести учет в одной базе
Ведение учета нескольких контрагентов в одной базе данных не всегда плохо. Допустим, в рамках одного предприятия осуществляет деятельность несколько юридических лиц. В таком случае ведение учета в одной базе данных будет являться преимуществом – можно пользоваться общими справочниками. Но такой учет удобен и допустим при условии корректного разделения на информационные базы.
Но когда в одной базе данных ведется учет нескольких не связных между собой юридических лиц, это не корректно и не удобно.
Плюсы и минусы ведения нескольких фирм в одной базе 1С
У любого способа ведения учета есть преимущества и недостатки. К плюсам ведения нескольких клиентов в одной базе относят:
- структура 1С допускает ведение нескольких предприятий в одной базе;
- каждая программа занимает много места на жестком диске, а ведение учета в одном ПО позволяет экономить место и создавать резервные копии;
- бухгалтеру не нужно переходить от одной программы к другой, вся информация находится в одном месте.
Наряду с плюсами, у данного способа ведения учета есть существенные недостатки, которые могут навредить, как бухгалтеру, так и заказчику:
- если компания захочет перейти к другому бухгалтеру, ей потребуется забрать свои данные. Для этого нужно отделить базу контрагента от баз других клиентов. Здесь не обойтись без помощи программиста. Стоимость услуги достаточно высока, особенно если нужно отделить данные одной компании от нескольких других;
- чем больше клиентов обслуживает один бухгалтер в одной базе, тем выше вероятность возникновения ошибок и путаницы данных;
- если база данных перестанет работать, то одновременно потеряются данные всех клиентов;
- увеличение объема данных негативно сказывается на скорости работы базы 1С, она становится медленнее;
- обновления проводятся вручную, из-за чего могут возникать ошибки или использоваться неактуальные формы документов.
Что можно предпринять
Что делать бухгалтеру в такой ситуации? Отказаться от клиентов или приобрести для каждого отдельную базу 1С? И тот и другой вариант являются экономически нецелесообразными.
Но есть простое и выгодное решение – перенести 1С в облако Лайв. Здесь можно разместить неограниченное количество баз, не нагружая при этом жесткий диск ПК. Наши специалисты помогут перенести базу данных и настроят разделение по компаниям.
Вся процедура перехода на облачный сервис займет не более 1 дня. После чего можно дальше работать, не боясь потери информации.
Как происходит разделение баз 1С?
Данные всех предприятий помещаются в единую базу. При этом используется специальная технология разделения, отличающаяся от разделения коробочных версий 1С. Разделители обеспечивают всем компаниям, работающим в единой базе, не пересекаться друг с другом.
При добавлении новых компаний в базу данных объем дискового пространства не увеличивается. То есть, можно вести сколько угодно баз, без опасения о продуктивности работы 1С.
Разделение обеспечивает пользователю следующие преимущества:
- быстрая скорость работы – для управления всеми базами данных требуется меньше ресурсов;
- обновление – 1С обновляется в автоматическом режиме, с выходом каждого нового релиза;
- низкая стоимость аренды 1С;
- возможность использования дополнительных сервисов от облачного сервиса ЛАЙВ;
- данные каждой компании можно выгрузить в любой момент, при необходимости.
Недостатки разделения баз
У данного метода использования есть несколько незначительных минусов:
- сложности в доработке – если возникает необходимость внести изменения в базовую конфигурацию 1С, проблему можно решить путем создания расширения к базе данных, дополняющего, но не меняющего, типовую конфигурацию;
- все пользователи работают в одной редакции – база данных централизована и обновляется для всех одновременно. Для решения проблемы можно развернуть файловую 1С требуемой редакции.
В рамках аренды облачной 1С можно вести несколько компаний одновременно, при этом данные каждого клиента можно выгрузить в любой момент отдельно от других баз.
Технология разделения не позволяет базам данных компаний занимать дополнительное пространство на диске, в рамках одного аккаунта. Сколько бы новых компаний не добавил бухгалтер, оплачивать дополнительное место не требуется.
Благодаря автоматическому обновлению программы, Вы всегда можете быть уверены, что используете новые формы бланков, соответствующие действующему законодательству. Вам больше не нужно заботиться об обновлении ПО или увеличении технической мощности ПК, так как все данные хранятся в облаке.
Размещая клиентскую базу данных в облачном сервисе с применением технологии разделения, Вы решаете сразу несколько проблем. Во первых, перестаете ограничивать количество клиентов возможностями собственного компьютера, а во вторых, гарантируете своим заказчикам возможность надежного размещения и хранения информации.
