Главная О нас Статьи Автоматизация складского учета

Автоматизация складского учета

img

Программное обеспечение активно внедряется в складские предприятия с целью осуществления постоянного контроля над остатками материальных ценностей, а также проведения инвентаризации. Также они помогают контролировать сервис работы с клиентами, например, можно отследить своевременность отгрузки товара или учтена ли программа лояльности для клиента при формировании цены. Сегодня мы рассмотрим самые популярные программы для автоматизации складского учета.

Для чего нужна программа складского учета

Склад – это специально оборудованное помещение для организации хранения материальных ценностей. Каждый товар, хранящийся на складе, требует своевременного и правильного учета. Для автоматизации этого учета разработаны специальные программы, позволяющие отслеживать товарооборот.

Преимущества программ для складского учета:

  • можно отследить наличие товара в любой момент времени;
  • каждый товар на складе имеет личную карточку, в которой отражены ключевые характеристики, включая место хранения;
  • система позволяет вести первичный документооборот и распечатывать документы по движению товара;
  • простой интерфейс позволяет легко обрабатывать большое количество данных;
  • в программе легко можно добавить дополнительные склады при расширении бизнеса;
  • можно вносить изменения в сделки с поставщиками и покупателями;
  • данные из программы можно выгружать в удобном формате и отправлять по e-mail;

Если в программе реализована возможность обработки клиентских заказов и выгрузки отчетов, то вы сможете оперативно получать информацию и исправлять недочеты. Большинство современных конфигураций ПО для автоматизации складского учета предусматривают возможность разграничения прав доступа для различных категорий пользователей. Например, у руководителя может быть полный доступ, а у кладовщиков – частичный. Это позволит сохранить часть информации втайне от рядовых специалистов.

Складской учет

Ключевой задачей учета товаров на складе является увеличение эффективности работы сотрудников. Для этого работа учета делится на подзадачи:

  • контроль остатков и запасов. Для компании важно, чтобы данные учета полностью соответствовали фактическому наличию товара на складе;
  • планирование закупок. Анализ остатков и планирование реализации позволяют составить план закупок таким образом, чтобы необходимый товар всегда был в наличии, при этом он не должен залеживаться и становится нелеквидом;
  • облегчение процесса инвентаризации и поиска необходимого товара, что позволит сократить время на обслуживание клиентов;
  • упорядочивание позиций товаров и систематизация справочников путем разделения всеет материальных ценностей на категории и группы;
  • минимизация ошибок и воровства со стороны работников. Все складские операции зафиксированы в системе, что позволяет исключить пересортицу и ошибки в момент оформления заказа;
  • отслеживание залежавшегося товара и его реализация с дисконтом. С помощью автоматизации вы сможете отследить также и бракованные изделия и вернуть их поставщику;
  • повышение эффективности работы персонала за счет экономии рабочего времени на поиск товарных позиций.

Внедрение информационных систем в складской учет позволяет вести его, основываясь на принципах:

  • честности – все товары учитываются по фактическому наличию;
  • планирования – все операции проводят строго в соответствии с графиком, работники заранее знают, в какой день ожидать поступления материальных ценностей;
  • ответственности – все операции проводят в режиме реального времени, что позволяет минимизировать ошибки. Например, кладовщик оприходовал товар по документам, до фактического поступления, а покупатель уже заказал несколько единиц. В итоге товар пришел с дефектами;
  • отчетности – система хранит в себе все документы по приходу, перемещению, продаже и возврату товара. Это позволит быстро восстановить произошедшие события.

Методы складского учета

Учет товарооборота на складе можно вести несколькими методами. Выбор зависит от масштабов бизнеса, ассортимента и номенклатуры. рассмотрим каждый из них, а вы сами выберите, какой использовать.

Номенклатурный

Данный метод не предусматривает разделение товаров по категориям и группам. На каждую позицию заводят собственную карточку. Этот метод могут использовать предприятия с небольшим ассортиментом товара.

Сортовой

Товары разграничивают по сортам и наименованиям, без учета партий или стоимости покупки. Новые поступления прибавляют к складским остаткам и ведут общий учет, вне зависимости от времени поставки, стоимости или компании-производителя.

Отгрузка товара ведется в произвольном порядке. Оценка стоимости происходит по методу ФИФО (первые по поступлению списываются в первую очередь), средней стоимости или по цене последней закупки.

Сортовой метод помогает рационально использовать складские площади, оперативно управлять остатками и организовать адресное хранение. Минусом метода является невозможность разделения товаров одного вида по стоимости поступления.

По-партийный

Каждая партия поступившего товара хранится и учитывается отдельно от предыдущей партии. Для новой партии открывают отдельную карточку и вносят в нее информацию о движении товара. После продажи всех позиций из партии карточку закрывают.

Данный метод учета подходит компаниям, реализующим однотипный товар с небольшим сроком годности. Метод позволяет усилить контроль над сохранностью остатков и минимизировать риск пересортицы и просрочки. Площадь складского помещения при данном методе используется не рационально. Могут возникнуть сложности с управлением запасами, так как каждая партия учитывается в собственном бланке.

Партийно-сортовой

В данном случае учитывают не только партии товара, но и позиции внутри каждой партии. Этот способ используют при большом ассортименте товарных позиций.

Как организовать учет товара на складе

Мы подготовили для вас инструкцию по организации складского учета, которая позволит организовать работу с максимальной эффективностью для вашего предприятия, а также снизит вероятность кражи товара кладовщиком.

Выбор ПО

Блокнот или эксель-таблица – это прошлый век. Сегодня их использование в учете не эффективно. Используйте для работы специальные программы. Они позволят минимизировать пересортицу, ускорят проведение инвентаризации и других операций по перемещению товара, дадут возможность контролировать остатки материальных ценностей на складе.

Складское оборудование

Заблаговременно приобретите стеллажи для хранения коробок различных размеров, сканеры штрих-кодов, принтеры этикеток, весы, лестницы, тележки и другое оборудование. Выбор подходящего оборудования зависит от специфики бизнеса. Важно создать условия для удобного хранения товаров и работы кладовщиков. Помните, что никакая программа не позволит оптимизировать учет, если товар валяется одной кучей.

Ответственные лица

Определите и назначьте сотрудников, которые будут отвечать за хранение товара на складе, вести учет и сдавать отчетность по остаткам. Чаще всего таким материально ответственным лицом назначают кладовщика.

Составьте порядок действий 

Работник должен четко понимать, каков порядок его действий в той или иной ситуации с товаром, как проводить приход на склад, как списывать материальные ценности и отгружать их со склада, как поступить при выявлении брака. Для каждого процесса должна быть составлена четкая инструкция.

Шаблоны документов

Любое перемещение товара должно сопровождаться составлением документов. Для этого разработайте шаблоны накладных, счетов-фактур, актов на списание, кассовых ордеров. Кладовщик должен четко знать, каким документом оформляется каждая операция.

Определитесь с методом учета

Выберите один из методов, описанных выше, и внедрите его в складской учет.

Разделите помещение на зоны

Это позволит быстрее находить нужный товар. Сотрудники будут знать, в какой зоне склада им искать продукцию, что существенно сэкономит их рабочее время и повысит эффективность труда. Вы также можете внедрить систему CRM, использовать этикетки или фотографии товара в учете.

Автоматизация учета товара на складе

Вопрос управления складскими запасами важен для предприятий любой сферы деятельности. Не важно, чем вы занимаетесь, производством или торговлей, имеете дело с временным или постоянным хранением. В любом случае грамотная организация складского учета позволит снизить количество ошибок сотрудников и сэкономить время на обработку операций. Рассмотрим, какие преимущества вы получите от автоматизации складского учета.

Реальные остатки

В программе в любой момент можно получить информацию о фактическом наличии товара на складе. Это позволяет проконтролировать товарооборот и проанализировать продажи. Программа делает склад прозрачным, вы видите весь товар по видам, дате закупки, сроку хранения и другим характеристикам.

Снижение рисков

После внедрения программы в складской учет вы решите проблему трудозатрат, сэкономите время на учете и формировании документов. Большие объемы продукции – это большие риски убытков из-за порчи товара.

Если у вашей продукции ограниченный срок хранения, то программа автоматически напомнит о скором его окончании, а менеджеры должны реализовать его в первую очередь. Большие объемы продукции одного вида могут привести к перенасыщению рынка и потере вложенных средств.

Чтобы снизить перечисленные риски, формируйте в программе регулярные отчеты:

  • об остатках;
  • о поступлении;
  • о движении;
  • о неликвидных позициях.

Контроль над работниками

Кладовщики не смогут украсть у вас товар, если вы автоматизируете учет. Любое хищение будет выявлено при первой же инвентаризации, а материально ответственное лицо понесет наказание.

Работники станут более ответственно относиться к своим обязанностям, улучшится производительность труда, вы сможете ввести систему поощрений на основании личного вклада каждого специалиста.

Мобильность

Автоматизация учета позволяет работать одновременно с несколькими складами и оперативно перебрасывать товар с одного склада на другой. Также можно организовать систему адресного хранения, разбить один склад на несколько отделов и установить для каждого из них определенные параметры работы.

Оптимизация

Которая в конечном счете приведет к повышению продаж и прибыли. С помощью автоматизации учета можно собирать данные, составлять прогнозы и планы, быстро и точно выполнять любые операции.

Интеграция с различным оборудованием

Чтобы автоматизировать не только складской учет, но и работу предприятия в целом, можно интегрировать программное обеспечение с другим оборудованием.

  1. Касса. Кассовый аппарат сегодня является обязательным инструментом для всех торговых предприятий. В чеке отражают полную информацию о товаре, включая название и штрих-код. При интеграции программы с кассой наименование товара в чеке будет пропечатываться автоматически;
  2. Сканер штрих-кодов. Данное оборудование существенно облегчает процесс внесение товара в учетную систему. Кладовщик просто считывает информацию со штрих-кода, а программа находит товар в системе. Если товар отсутствует, то можно создать новую карточку.
  3. Весы. Если вы храните весовой товар, то интеграция весов с ПО просто необходима. Она позволит взвешивать товар и распечатывать наклейку с ценой. Чаще всего такие весы используют в фасовочных помещениях, где работники расфасовывают товар для покупателей.

Интеграция с бухгалтерией

Если синхронизировать программу складского учета с бухгалтерской программой, то можно сразу же отправлять документы о реализации и поступлении товара бухгалтеру. Больше не понадобится передавать бумажные документы в бухгалтерию. В учете снижается количество расхождений между складскими и бухгалтерскими данными.

Складскую программу можно совместить с интернет-магазином. Информация о поступлении или продаже товара будет мгновенно отражаться на сайте и покупатели всегда будут видеть реальные сведения о продукции. Заказы будут сразу поступать кладовщику для отгрузки.

ООО Лайв Технологии рекомендует вам организовывать складской учет комплексно. Так вы сможете выбрать единую систему, которая будет удовлетворять потребности склада, бухгалтерии, интернет-магазина. Рассмотрим самые популярные программы для организации учета на складе.

1С:Управление торговлей

С помощью данной программы вы сможете автоматизировать оперативный и управленческий учет, анализ и планирование торговых операций. Особенностью данной программы является ее универсальность. Она подходит для всех основных видов торговли: розничной, оптовой, комиссионной. Это позволяет внедрить ее в большинство торговых предприятий. В программе поддерживаются различные системы налогообложения ОСНО и УСН.

Пользователь может отключать и подключать дополнительные функции. Например, для маленькой компании можно отключить некоторые возможности, которые больше нужны крупным компаниям, и тем самым упростить интерфейс.

1С:УТ легко интегрируется с 1С:Бухгалтерия и передает все данные для бухгалтерского учета автоматически. Использование программного решения в комплексе с другими программами позволяет организовать полноценный учет для оптово-розничного предприятия.

С помощью программы 1С:УТ можно автоматизировать следующие направления деятельности:

  • анализ показателей;
  • взаимоотношения с клиентами;
  • управление реализацией;
  • складские операции;
  • закупки, затраты, расчет себестоимости;
  • планирование;
  • интеграция с 1С:Документооборот.

1С:Розница

Оптимальное решение для предприятий сферы розничной торговли. Программа позволяет автоматизировать бизнес процессы отдельного магазина или розничной сети. С 1С:Розница вы организуете учет закупок и реализации, запасов и складских остатков, ассортимента и скидок, сможете эффективно управлять работой сотрудников, автоматизируете рабочее место кассира.

1С:Розница работает с подключенным торговым оборудованием, в том числе с кассовой программой. Программу можно использовать одновременно с другими решениями 1С:УТ, 1С:Касса, 1С:УНФ, 1С:Бухгалтерия.

Программное обеспечение решает проблемы предприятий розничной торговли любых масштабов, от небольших торговых точек, до крупных торговых сетей. Ее также можно использовать в качестве кассовой программы.

Функциональные возможности программы можно адаптировать под принятую на предприятии методику ценообразования, управление ассортиментом, систему поощрений для покупателей, способы оформления операций розничных продаж. Для каждой должности в системе предусмотрен отдельный профиль, что позволяет начать работу без предварительной настройки.

Функциональные возможности 1С:Розница включают:

  • поддержку контрольно-кассовой техники;
  • интеграцию с различными маркировочными системами;
  • маркетинговые операции;
  • нормативно-справочные данные;
  • управление складскими запасами, закупками и реализацией;
  • учет различных способов оплаты;
  • управление работой сотрудников;
  • обмен данными с другими программными решениями;
  • интеграция с ЕГАИС

1С:Бухгалтерия предприятия

Самая популярная бухгалтерская программа. С ее помощью вы сможете вывести складской учет на новый уровень. Этот программный продукт способен решить задачи учета в предприятиях любой сферы деятельности и любого масштаба.

В первую очередь 1С:Бухгалтерия является основным инструментом в работе службы бухгалтерии. С ее помощью ведут бухгалтерский и налоговый учет на предприятии, сдают регламентированную отчетность. Программа постоянно модернизируется и дорабатывается под современные потребности бизнеса.

С помощью внедрения этой программы вы сможете настроить простой и понятный учет, оформлять любые документы по факту совершения хозяйственной операции, рассчитывать налоги и совершать другие необходимые действия.

1С:Бухгалтерия включает в себя следующие разделы учета:

  • денежные средства;
  • расчеты с контрагентами;
  • материальные ценности;
  • производство;
  • реализация;
  • основные средства;
  • нематериальные активы;
  • расчеты с персоналом по оплате труда;
  • расчеты с подотчетными лицами;
  • регламентированная отчетность;
  • учет различных систем налогообложения: ОСНО, УСН, ПСН;
  • интеграция с ГИС.

1С:Комплексная автоматизация

Внедрение программного обеспечение 1С:КА особенно эффективно для предприятий, управленческий учет в которых требует согласованности действий одновременно нескольких исполнителей. Программа позволяет:

  • обрабатывать интернет-заказы непосредственно с сайта магазина;
  • регулярно получать аналитическую сводку о показателях деятельности;
  • установить контроль над ключевыми бизнес-процессами;
  • сдавать регламентированную бухгалтерскую отчетность с помощью подключения модуля 1С:Отчетность;
  • организовать работу всех отделов предприятия: CRM, маркетинга, продаж, кадров, бухгалтерии, склада.

Функционал 1С:КА включает казначейство, бюджетирование, управление продаж и отношениями с клиентами, управление складом и запасами, бухгалтерский и налоговый учет и другие возможности.

Как выбрать ПО для складского учета

Чтобы внедрить программное обеспечение, способное решить все проблемы вашего бизнеса, изучите все функциональные возможности. Вы можете сделать это самостоятельно или позвонив нашим специалистам. Давайте рассмотрим ключевые параметры, которые нужно учесть при выборе.

Функционал

Если у вас маленькая компания, то вам не нужны многие операции, которые проводят на больших предприятиях. Чтобы фиксировать приход, расход и остатки товара вам достаточно минимального функционала. Составьте список базовых операций и выбирайте программу с небольшим запасом на расширение бизнеса.

Базовые возможности включают:

  • автоматическое заполнение документации на основе учетных данных;
  • выгрузка складских отчетов в форматы *.xls, *.pdf;
  • рассылка документации по электронной почте;
  • контроль над сроками хранения продукции;
  • планирование поступления товара;
  • анализ реализации;
  • фиксирование перемещение материальных ценностей;
  • инвентаризация;
  • загрузка прайсов от поставщика для быстрой работы с ассортиментом.

Специализация

Программа должна учитывать отраслевые особенности вашего бизнеса. Многие программные продукты являются универсальными, и подходят большинству малых предприятий. Но чем крупнее компания, тем больше у нее потребностей, связанных с узкой спецификой. В таком случае лучше выбирать отраслевое программное обеспечение.

Цена

Определите бюджет, который вы готовы выделить на обслуживание программы складского учета. Если оплачивать тариф сразу на год, то можно существенно сэкономить.

Бесплатный софт

В интернете можно найти программы для складского учета, которые доступны для бесплатного скачивания. Но функциональные возможности у таких программ сильно ограничены. Некоторые компании предлагают протестировать полноценную программу бесплатно в течение тестового периода. Например, вы можете протестировать облачный сервис ЛАЙВ в течение 14 дней.

Техническая поддержка

вы должны круглосуточно получать квалифицированную помощь специалистов по нескольким каналам связи.

Облачный сервер

Такое решение идеально подойдет для управления несколькими складскими помещениями, расположенными в разных частях города. Локальные программы выбирают крупные компании с десятками тысяч различных наименований продукции.

Разграничение доступа

Для разных сотрудников можно устанавливать различный набор прав доступа в программе. Кладовщик, менеджер и бухгалтер будут вносить свои операции и передавать информацию коллегам.

Дополнительные модули

Подключение к программе CMS, логистики, бухгалтерии и других опциональных модулей позволяет решить дополнительные задачи, например, подключить дисконт. Также открытый API позволит дорабатывать программу при изменении потребностей.

Интеграция оборудования

Программа складского учета должна синхронизироваться с кассой, бухгалтерией, интернет-магазином и другими программами.

Интерфейс

Работники должны легко научиться выполнять операции в программе и уметь использовать различные инструменты для полноценного учета.

Бесперебойность

Программа должна работать без отказа. Она не должна подвисать, чтобы не тратить рабочее время специалистов, и не потерять введенные данные.

Демо-версия

Она должна быть полноценной, чтобы вы могли опробовать все возможности программы в течение бесплатного периода.

Вывод

Основная задача внедрения программного обеспечения в складской учет – это замена операций, проводимых вручную, на автоматические. Учетные задачи довольно трудоемкие и главные требования к программному обеспечению связаны с их выполнением.

Существует множество различных программ, позволяющих автоматизировать складской учет на предприятиях различных масштабов – малых, средних и крупных. Реальную эффективность внедрения можно оценить только на практике.

Позвоните нам прямо сейчас и мы предоставим вам тестовый период бесплатно. В течение 2 недель вы сможете оценить все возможности программы. Аренда облачного сервиса Лайв обойдется вам от 1085 рублей в месяц.



< Назад к списку