БИТ.Отель ПРОФ

БИТ.Отель 8 позволит решить весь спектр ключевых задач по управлению отелем:

• Построить единую систему управления гостиницей с разграничением прав доступа для администратора, бухгалтера и управляющего отеля.
• Обеспечить ведение управленческого, оперативного, складского, бухгалтерского и налогового учета в единой базе.
• Построить гибкую систему бронирования, включающую быстрый поиск номера, прямую отправку подтверждения брони на электронную почту клиента, автоматический расчет стоимости проживания, а также групповое бронирование и интернет-бронирование.
• Внедрить систему контроля над деятельностью всех служб отеля за счет сохранения истории работы со всеми документами.
• Автоматизировать систему взаиморасчетов с клиентами (наличные, банковские карты, безналичный способ оплаты).
• Обеспечить получение руководством отеля актуальных показателей деятельности отеля с различной детализацией, оперативных аналитических и статистических отчетов.
• Вести бухгалтерскую документацию в соответствии с требованиями российского законодательства за счет получения данных служб бронирования и размещения гостей.

Программный продукт защищен электронным ключом, что облегчает установку системы как на физические сервера, ПК, так и на виртуальные машины.

Бронирование и заселение

• Одним документом совершаются ключевые операции по обслуживанию клиентов: бронирование, размещение, переселение, продление проживания, выезд гостей и взаиморасчеты с клиентами.
• Наглядное отражение состояния номерного фонда в «шахматке» с помощью настройки цветов (бронь, заселен, выехал, ремонт, есть долг по проживанию).
• Подтверждение брони по электронной почте напрямую из программы.
• Взаимодействие программы с модулем интернет-бронирования.
• Оперативное снятие брони в случае ее неподтверждения.
• Быстрый подбор номера по классу, этажу, корпусу, статусу уборки номера.
• Гибкая система настроек раннего заезда и позднего выезда актуальных для гостиниц в России: по законодательству, вручную, почасовой расчет, расчет процентом.
• Бронирование не только номеров, но и других помещений (конференц-зал, процедурный кабинет, сауна, солярий и.т.п.).

Управление номерным фондом

• Ведение учета особенностей номерного фонда (корпуса, этажи, номера, места в номерах, описание характеристик номера).
• Отражение статуса ремонта номеров, составление расписания технологических перерывов помещений на «шахматке» (актуально для санаториев).
• Возможность отражать операции по уборке как номеров в целом, так и по местам (актуально для хостелов, санаториев, общежитий). Проведение как периодической уборки номеров и мест, так и уборки при выезде клиента.
• Оперативное отображение в «шахматке» актуальной информации о состоянии уборки номеров.
• Планирование работы горничных: формирование отчета по состоянию номерного фонда по этажам.

Система лояльности

• Быстрый поиск гостей отеля в базе системы по различным критериям: персональным данным, периоду проживания, номеру брони, дисконтной карте.
• Гибкая система скидок: дисконтные карты, индивидуальные разовые скидки и скидки на определенный период времени.
• Всплывающие подсказки администратора при наведении на бронь (телефон, комментарий, статус гостя, скидки, агент и т.д.).
• Система напоминаний по определенному номеру, гостю (например, разбудить, заказать такси, поздравить с днем рождения определенного числа и времени).
• Сохранение информации о предпочтениях и пожеланиях гостей.
• Определение статуса гостя и контрагента, ведение «черного», «VIP» и т.п. списков гостей.

Маркетинг

• Осуществление напрямую из программы электронных рассылок с информацией о специальных предложениях отеля, поздравлениями с праздниками и.т.п.
• Анализ информации по каждому гостю и контрагенту отеля.

Учет иностранных и российских граждан

• Регистрация иностранных граждан в журнале регистрации.
• Электронная отправка уведомлений в УФМС (выгрузка данных в АСУ «Курьер», «Сфера»).
• Выгрузка в УФМС по гражданам РФ.

Взаиморасчеты

• Различные формы оплаты: наличный, безналичный расчет, эквайринг (по банковским картам).
• Автоматический расчет стоимости проживания и дополнительных услуг.
• Гибкая система тарификации, возможность установки цен на разные сезоны.
• Учет подселения других гостей в этот же номер при совместной или раздельной оплате счетов.
• Формирование всей необходимой документации для проведения взаиморасчетов (счета, счета-фактуры, акты на оказание услуг).
• Начисление и выплата агентских вознаграждений.
• Отображение задолженностей по оплате услуг и проживанию гостей.
• Проведение взаиморасчетов для клиентов, не проживающих в отеле, но пользующихся его услугами (оплата банкетов, аренда конференц-залов).

Ценообразование

• Формирование тарифной сетки с выводом прейскуранта стоимости путевок (актуально для санаториев).
• Установка цен в зависимости от сезона.
• Установка процента вознаграждения для туристических агентств, а также скидок для других юридических лиц.

Бухгалтерия

Программа «БИТ.Отель 8» полностью интегрирована в типовую конфигурацию «1С:Бухгалтерия 8» и имеет с ней единую информационную базу, что исключает какие-либо выгрузки и двойной ввод данных.

• Автоматическое формирование бухгалтерских документов на основании данных служб бронирования и размещения гостей.
• Совершение банковских операций: система предоплаты, взаиморасчеты с контрагентами, платежные документы, банк-клиент.
• Расчет заработной платы работников (средствами типового функционала 1С:Бухгалтерия 8).

Отчеты

• Формирование аналитических отчетов: аналитика по гостям и клиентам (проживание в гостинице, статус гостей на дату, история гостя, расписание процедур клиента и.т.п), аналитика по номерному фонду (размещение за день, анализ брони, технологические перерывы, загрузка номерного фонда и т.п.).
• Составление универсальных отчетов по произвольным источникам данных.
• Формирование финансовых отчетов для анализа как планируемых, так и фактических доходов отеля с детализацией по периодам, классам и номерам проживания.
• Наличие регламентированных форм отчетности.

Контроль над персоналом

• Сохранение всей истории работы с документами бронирования, размещения (когда был изменен документ, кем, что именно изменилось в документе).
• Отчет по журналу изменений в документах бронирования.